Егер сіз факспен хат жібергіңіз келсе, оны адресат оқып, тек қоқыс себетіне жіберілмейтіндей етіп жасау кезінде белгілі ережелерді сақтаңыз.
Нұсқаулық
1-қадам
MS Word мәтіндік редакторында немесе MS Publisher-де таңдалатын шаблонды пайдаланып (компания логотипімен) хат жазыңыз. Егер сіз кесте жібергіңіз келсе, онда MS EXEL-ді де қолдануға болады. Суреттерде.jpgG кеңейтімі болуы керек.
2-қадам
Факс арқылы жіберілген стандартты хаттың көлемі A4 парақты құрайды. Қаріп - кем дегенде 10 нүктелік өлшем. Сондықтан бірнеше параққа хат жіберудің қажеті жоқ деп ойларыңызды ағаш бойына таратпаңыз. Қаріп өлшемдері нөлге жақындай отырып, қажет деп санайтын барлық ақпаратты бір параққа орналастыруға тырыспаңыз.
3-қадам
Айқын әрі нақты болыңыз. Егер сіздің адресатыңызға қосымша ақпарат, ақпарат кестелері, суреттер қажет болса, ол сізге бұл туралы сіздің хатыңызда көрсетілген телефон нөмірлері немесе электрондық пошта мекен-жайы арқылы хабарлаудан тартынбайды. Сіздің адресатыңызға не қызықтыратыны туралы ғана жазыңыз. Егер сізге сұраныс жіберілген болса, оған тек жауап беріңіз.
4-қадам
Мәтінге тым кішкентай суреттерді немесе күрделі графикасы бар суреттерді салмаңыз, сонда сіздің адресатыңыз сіз туралы, сіздің қызметтеріңіз және сіздің компанияңыз туралы сөзбе-сөз «бұлыңғыр» әсер қалдырмайды.
5-қадам
Әрбір адресатқа, егер сіз факс арқылы хат жіберсеңіз де, аты-жөні бойынша хабарласыңыз. Осы хатты оқығаны үшін адресатқа алғыс білдіруді ұмытпаңыз, содан кейін ғана сіздің тауарларыңыз бен қызметтеріңіз туралы ақпаратты немесе оның сұрағына жауап беруге кірісіңіз.
6-қадам
Егер сіз коммерциялық поштамен айналысатын болсаңыз, тауарларыңызға немесе қызметтеріңізге бағамен және жеңілдіктермен әлеуетті клиенттің назарын аударып, оларды графикалық түрде көрсетіңіз.
7-қадам
Хатыңызды аяқтаған кезде, алдағы ынтымақтастыққа деген үмітіңізді білдіріңіз. Ұйымыңыздың мекен-жайын, телефон / факс нөмірін және электрондық поштасын көрсетіңіз (тіпті егер сіз бұған дейін көрсеткен болсаңыз да).
